ケアマネの引き継ぎ手順7ステップ！退職前にやること全部見せます【主任ケアマネ実体験】

転職を決めても、担当している利用者のことが頭から離れない。そんなケアマネの方は多いです。

私自身ケアマネとして2回転職を経験し、その都度、担当していた利用者の引き継ぎを行ってきました。

最初の転職のときは正直かなり不安でしたが、実際にやってみると、思ったよりスムーズに進められます。

引き継ぎをスムーズに進めるには、手順をしっかり掴むことです。

私は引き継ぎの手順が掴めずに、調整するだけで疲れてしまうケアマネを何人も見てきました。

そこでこの記事では、私が2回の転職で実際に行った引き継ぎの手順を7ステップで解説します。

手順だけでなく「注意すること」「配慮すること」も書いています。

ケアマネの転職で、膨大な引き継ぎ業務をスムーズに行いたい人は、ぜひ最後まで読んでください。

ケアマネの引き継ぎ全体の流れと目安期間

ケアマネが退職前に行う引き継ぎは、大きく7つのステップに分かれます。

STEP	内容	目安時期
1	引き継ぐ相手を決める	退職2〜3ヶ月前
2	他法人への引き継ぎ先確保	退職2〜3ヶ月前
3	利用者の説明と同意	退職1〜2ヶ月前
4	引き継ぎ訪問の日程調整	退職1〜2ヶ月前
5	引き継ぎ先への情報提供	引き継ぎ訪問1〜2週間前
6	同行訪問する	退職1ヶ月前〜退職直前
7	引き継いだ書類の最終確認	退職直前

引き継ぎ全体にかかる期間は、担当件数にもよりますが、最低でも2〜3ヶ月は必要です。

退職の意思を固めたら、できるだけ早く上司に相談し、引き継ぎの段取りをスタートさせましょう。

ケアマネ不在で、会社が居宅事業所を閉鎖することになると大きな迷惑がかかります。

STEP1：引き継ぐ相手を決める

最初のステップは「誰に・どの利用者を」引き継ぐかを整理することです。

社内に引き継げる人員がいる場合は、件数状況・担当エリア・利用者との相性などを考慮して割り振ります。

事業所内での振り分けの場合は、上司が決めることが多いです。

押さえておきたいポイント

担当件数の偏りに気を付ける

引き継ぎ先のケアマネに一気に件数を押しつけてしまうと、引き継ぐ側も大変です。

法人内で公平に分散できるよう、調整してから動き始めましょう。

利用者の特性・状況を考慮する

引き継ぐ側のケアマネの経験や得意分野に合わせて割り振ると、引き継ぎ後のトラブルが減ります。

• 医療依存度の高い利用者
• 精神疾患の利用者
• サービス調整が大変な利用者
• ケアマネの性別希望がある利用者

主任ケアマネ

私が引き継ぐ際も、利用者の内容によってケアマネを振り分けました。

事業所内での受入件数を超える場合

全ての利用者の中で、事業所内で受け入れる利用者を先に選定しておくとスムーズです。

件数オーバーの場合は、別法人の事業所への引き継ぎ先を探します。

STEP2：他法人への依頼は受け手確保が先

社内だけでは引き継ぎ先が足りない場合、他法人の居宅介護支援事業所へ依頼することになります。

このとき、絶対に守ってほしい順番があります。

先に受けてもらえるケアマネを確保して利用者に説明する。

退職の旨を利用者に説明する時点で、どこの誰に引き継ぐのかを説明できます。

引き継ぎ先が決まっていないと、利用者を不安にさせ、場合によっては信頼を大きく損なうことになります。

地域の主任ケアマネや包括支援センターのつながりがあると、この調整がスムーズです。

私の場合は、前職でお世話になっていた別法人のケアマネに声をかけて、快く引き受けてもらえました。

普段からの関係性が、いざというときに生きてきます。

STEP3：利用者への説明と同意を得る

引き継ぎ先が決まったら、いよいよ利用者本人への説明します。

退職することを先に伝え、受け入れ先は確保できていることを説明

伝え方のポイント

退職の理由は、できるだけシンプルに、前向きな言葉で伝えましょう。

例：一身上の都合でこの事業所を離れることになりました。

ご迷惑をおかけして申し訳ありません。次の担当者もしっかりした方なので、安心してください。

必要以上に詳細な理由を説明しなくても構いません。

利用者が知りたいのは「これからも安心して支援を受けられるか」という点です。

認知症の利用者・家族への配慮

認知症の方は、担当が変わることへの不安が大きく出ることがあります。

同じ説明を何度か繰り返すことが必要になる場合もあります。

家族へは丁寧に時間をとって説明し、次の担当ケアマネの情報（名前・所属事業所）を書面で渡すと安心してもらえます。

利用者から引き止められたときの対応

利用者に「あなたじゃないとだめ」「行かないでほしい」と言われることを私も何度か経験しました。

否定もせず、感情を受け止めた上で、次の担当者と一緒に訪問することで不安を和らげる対応がベストです。

STEP4：引き継ぎ訪問の日程をすべて調整する

利用者・新任ケアマネ・必要に応じてサービス事業所の三者が揃う日程を調整します。

担当件数が多いほど、この調整が一番時間のかかる作業になります。

一覧表を作って管理する

担当利用者の名前・引き継ぎ先ケアマネ・訪問日時・状況を一覧表にまとめると管理しやすくなります。

1件ずつ電話メモで対応していると、必ずどこかで抜けが生じます。

優先順位をつける

医療依存度が高い利用者・サービスが複雑な利用者・認知症で不安が大きい利用者から先に調整しましょう。

比較的安定した利用者は後回しでも問題ありません。

新任ケアマネの都合を先に把握

引き継ぎ先のケアマネが動ける日時を先に確認しておくと、利用者側との日程調整がスムーズです。

私が転職したときは、新任ケアマネの候補日を把握して、そこに利用者訪問を埋めていきました。

STEP5：情報提供書を事前に新任へ渡す

同行訪問の前に、利用者の情報を書面でまとめて新任ケアマネへ渡します。

口頭で説明するだけは間違いです。

居宅介護支援の引き継ぎで渡すべき書類は、ケアマネのガイドラインでもしっかり明記してあります。

渡すべきで無い書類は、新任のケアマネが引き継ぎ訪問の際に手続きするものです。

必要以上のものを渡さないのもルールとして覚えておきましょう。

引き継ぎ書類は事前に事業所へ渡し、新任ケアマネが予め情報を得て訪問できるように配慮しましょう。

STEP6：同行訪問する

情報提供書を渡したあと、実際に新任ケアマネと一緒に利用者宅を訪問します。

この同行訪問の目的は2つあります。

1. ①利用者が新しいケアマネに慣れるきっかけをつくる
2. ②書類だけでは伝わらない情報を口頭で補う

同行訪問時のポイントは以下の3つです。

主役は新任ケアマネ

同行訪問では新任ケアマネをメインに面談しましょう。

意識的に新任ケアマネへ話を振り、自分はサポートへ回ることに徹しましょう。

利用者に新任ケアマネを信頼してもらう

「とても頼りになる方です」と一言添えて紹介しましょう。

あなたが新任ケアマネへ太鼓判を押すことで、利用者の不安感はかなり和らぎます。

同行訪問後に新任ケアマネへのフォロー

訪問後、新任ケアマネからの質問、あなたからの補足などを確認し合いましょう。

また質問がある時は「〇〇日までなら事業所に出勤しています」など伝えると安心されます。

新任ケアマネとの同行訪問では、利用者へ新任への安心感を与えることが第一の目的です。

STEP7：引き継いだ書類の最終確認

すべての引き継ぎ訪問が終わったら、書類の最終確認を行います。

退職後に「あの書類がなかった」「記録が見当たらない」となると、残ったスタッフに大きな迷惑がかかります。

退職前に必ずチェックしておきましょう。

ケアマネの日々の業務内容を守っていればできている書類です。

退職当日に慌てないよう、退職1〜2週間前には書類確認を終わらせておきましょう。

引き継ぎをスムーズにする3つのコツ

2回の転職を経験して気づいた、引き継ぎを楽にするコツを紹介します。

コツ1：日頃からケアマネの書類業務を溜め込まない

転職を決めてから慌てて必要な書類を作るのはかなり大変です。

ケアマネは多忙で書類ばかりする時間は無いのが現実ですが、日頃から各利用者書類整理はできる限り進めましょう。

日頃から必要な記録業務を溜め込んでいなければ、いざ転職するときに書類確認もスムーズです。

コツ2：早めに上司へ相談する

退職の意思を伝えるのが遅くなるほど、引き継ぎのための時間が短くなります。

利用者に迷惑をかけないためにも、決意が固まったら早めに上司に相談しましょう。

コツ3：完璧な引き継ぎを目指さない

どれだけ丁寧に引き継いでも、引き継ぎ後に何かしら問題が出ることはあります。

例えば10月中旬に引き継ぎ、11月からの担当でも、引き継ぎ以降は新任ケアマネが対応することになります。

「すべてを完璧にして渡す」と抱え込みすぎるのも良くありません。

新任ケアマネもケアマネとして対応できるので、できる範囲で誠実に対応するだけで十分です。

引き継ぎは長くても2ヶ月で終わる

転職することが決まって、引き継ぎの業務量にうんざりしますよね。

私も実際に2回転職して2回とも大変さを痛感しました。

しかしスタートしてみると意外にテンポよく引き継げるものです。

ポイントは何月から新任が担当するのかを先に決めることです。

手順通りに進めれば、利用者を不要な不安感を持たせることもありません。

利用者も、最初は不安そうにしていても、新しいケアマネとの関係を少しずつ築いていきます。

利用者にとっても、他のケアマネの視点から支援方針を再確認する良い機会になります。

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転職したいけれど、なかなか踏み出せない方はこちらも読んでみてください。

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よくある質問

引き継ぎ期間はどのくらい必要ですか？

担当件数にもよりますが、1~2ヶ月が目安です。

何月から新任が担当するのかを新任と調整して決めましょう。

利用者から引き止められた時の対応はどうすればいいですか？

「ありがとうございます」と感謝し、気持ちを受け止めます。

新任ケアマネと同行訪問すること、とても信頼できるケアマネだと伝えましょう。

あなたが勧めるケアマネで、同行訪問で顔を合わせることにより、ほとんどの利用者は安心されます。

引き継ぎ先のケアマネはどうやって探しますか？

他法人へ引き継ぐ際のポイント

• 利用者が利用しているサービス事業所の同法人の居宅介護支援事業所
• 1事業所のケアマネに依頼できたとき、あと数件受けてもらえないか聞く
• 要支援者は包括へ報告するため相談してみる

主任ケアマネ

私は以上の方法で全ての引き継ぎ先は簡単に見つかりました。

退職後に前の利用者から連絡がきた時の対応は？

基本的には新しい担当ケアマネへ連絡するよう案内します。

退職後も対応を続けてしまうと、そのことも新任へ報告が必要になります。

利用者と新任ケアマネのためにも、きちんと次の担当者に頼れる状態をつくることが大切です。

まとめ：引き継ぎ手順7ステップ

最後に、ケアマネの引き継ぎ手順を整理します。

STEP	内容
1	誰にどの利用者を引き継ぐか決める
2	他法人への依頼は受け手確保が先
3	利用者への説明と同意を得る
4	引き継ぎ訪問の日程をすべて調整する
5	情報提供書を事前に新任へ渡す
6	同行訪問する
7	引き継いだ書類の最終確認

手順を正しく踏めば、引き継ぎは順調に終わります。

大事なのは早めに動き出すこと、一人で抱え込まないことです。

転職を考えているケアマネの方は、まず求人情報を確認するだけでも気持ちが楽になります。

無料で相談できる転職サービスを活用してみてください。

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どの転職サービスを使えばいいか迷っている方は、こちらも参考にしてください。

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